Di recente mi sto formando nell’ambito del product management. Durante i miei studi ho trovato un riferimento che non conoscevo riguardante Apple. La società di Cupertino, nella gestione dei suoi progetti, utilizza il DRI (Directly Responsible Individual).
Il DRI è un metodo che prevede di assegnare il nome e cognome della persona responsabile di quello specifico task, o di quello specifico prodotto, nella gestione dei progetti. È in pratica il punto di riferimento a cui chiedere informazioni sull’avanzamento di un determinato compito. Ma perché è così importante?
L’importanza del Directly Responsible Individual
Pare sia stato Steve Jobs a richiedere l’adozione del framework del DRI nella gestione dei progetti in Apple. Il problema di base è che se non si assegna una specifica persona a un task, i team tendono a pensare che qualcuno prima o poi se ne occuperà.
Il concetto aiuta a evitare la diffusione della responsabilità o effetto spettatore, come lo chiama qualcuno. Si tratta della tendenza di molti di restare fermi, in attesa, per vedere se qualcun altro si farà carico del fardello.
Un fenomeno che non è necessariamente dettato dalla pigrizia, ma è una sorta di stallo che si instaura nella mente delle persone. Una tendenza dimostrata anche scientificamente.
L’esperimento degli astanti nelle emergenze
Nel 1968 John M. Darley & Bibb Latané fecero un esperimento dopo un caso di cronaca nera del 1964. In quell’occasione la povera Kitty Genovese venne pugnalata a morte da Winston Moseley, mentre tornava a casa da lavoro nel Queens.
La cosa curiosa è che Moseley la pugnalò prima una volta, ma poi tornò poco dopo a finire il lavoro. In quella seconda occasione si stima furono presenti almeno 38 persone. Perché nessuno alzò un dito per difenderla? Poca umanità? Apatia da grande città? Paura?
Per rispondere alla domanda i due ricercatori chiesero a 72 studenti di psicologia di partecipare a un esperimento. Fatti entrare singolarmente in alcune stanze, collegate tra di loro solo da un citofono, venivano fatti conversare a turno.
In realtà in tutti i test, solo una era una persona reale (il soggetto da studiare) e nelle stanze restanti c’erano voci registrate. Quindi nella stanza designata a scatenare il fenomeno partiva il finto attacco epilettico con tanto di rantolii e richiesta di aiuto.
Ebbene, se la cavia sapeva di essere il solo interlocutore dell’epilettico, l’85% delle volte chiamava aiuto immediatamente, ma se sapeva di essere con altre persone, questa percentuale scendeva al 31%. Come mai?
È come se nel cervello delle persone si attivasse un alert, perché si pensa che sicuramente qualcun altro si occuperà del problema. Questo è il motivo per il quale quando accadono degli incidenti in strada oppure si assiste a delle violenze, la maggior parte delle persone sembra non interessarsene.
Le caratteristiche di un DRI
Per evitare l’impasse nei progetti, vedere allungare i tempi inspiegabilmente e creare caos, Apple preferisce assegnare ogni task a una persona ben specifica. In questo modo quella persona del team si sentirà coperta dalla responsabilità nel prendersi cura dell’attività.
Nello stesso tempo, le altre persone sapranno esattamente chi sta facendo cosa e a chi chiedere informazioni in merito un’attività qualora servisse.
Il DRI è per esempio chi finisce nel campo TO nelle email di lavoro. La persona da aggiungere ai meeting per avere il supporto necessario su determinati argomenti.
L’importanza della scalata
Un altro aspetto per il quale è importante avere il DRI è la scalata. Anche se nelle aziende moderne c’è una gerarchia orizzontale, cioè non esiste necessariamente un capo, non si può nascondere il fatto che i livelli di responsabilità siano differenti.
Quando una persona individuata per un task non porta a termine una richiesta oppure non offre il supporto necessario, si può usare lo strumento della scalata. Si coinvolge la persona più in alta dal punto di vista delle responsabilità, per chiedere supporto su dei punti che si ritiene in fase di stallo, al fine di pungolarne l’azione.
Operazione che non è possibile effettuare se non si possiede una mappatura chiara dei Directly Responsible Individual nella gestione dei progetti o nello sviluppo dei prodotti.