Una Kanban board gestibile da Promemoria
Una Kanban board gestibile da Promemoria

L’organizzazione del lavoro è una componente fondamentale per garantire la produttività e l’efficienza. In un mondo digitale in continua evoluzione, le app per la gestione delle attività si stanno affermando come strumenti indispensabili per gestire il carico di lavoro quotidiano.

Ci sono molti strumenti per farlo. Per esempio per la metodologia Kanban, che prevede una lavagna con le colonne Da Fare, In Progress e Fatto, esiste Trello, Jira e tanti altri strumenti.

Per usarli in realtà non vi serve nessun servizio a pagamento e neanche un sito. Se vi dicessi, infatti, che potrete fare tutto nativamente e gratis con un iPhone o iPad con iOS 17? Vi basta l’app Promemoria. Un’app insospettabile per questo compito.

Oggi vi spiegherò come impostarla per avere tutte le Kanban board che volete.

Come funziona il sistema Kanban?

La Kanban board è una metodologia di organizzazione del lavoro che si basa sulla visualizzazione delle attività in termini di “Da fare”, “In progress” e “Fatto”.

Questo metodo, originario dell’industria manifatturiera giapponese, si è affermato in molteplici settori, tra cui lo sviluppo software e la gestione agile dei progetti.

L’uso di un kanban board garantisce un’analisi rapida dello stato delle attività, permettendo di individuare eventuali ostacoli e di stabilire le priorità di lavoro.

Quando si aggiunge una cosa nuova la si inserisce in Da fare. Quando si lavora a quella cosa la si sposta In progress e quando è stata ultimata finisce in Fatto. Così card dopo card le attività vengono svolte e terminate.

Inizialmente la gestione di questa board era fatta fisicamente con post-it da spostare su diverse lavagne. Oggi tutto questo si può fare dal palmo della propria mano in forma digitale.

Perché Usare l’App Promemoria come Kanban Board

L’app Promemoria di iOS 17 e iPadOS 17 offre la possibilità di implementare una Kanban board direttamente all’interno dell’app. Questo offre numerosi vantaggi, tra cui la capacità di trascinare e rilasciare le attività tra le diverse sezioni o colonne, permettendo una visione più organizzata del progresso del progetto. Inoltre, l’app Promemoria offre la possibilità di personalizzare la kanban board secondo le proprie esigenze.

Oltre a questo abbiamo una serie di vantaggi nell’usare l’app Promemoria per le Kanban Board. Tra tutti la possibilità di trasformare la configurazione in un template. Così ogni volta che ve ne servirà una basterà richiamare il template.

Un altro vantaggio è la condivisione. Potete condividere la board con le altre persone che hanno un account Apple per creare board collaborative. Per esempio con il vostro team.

A ogni card potete anche indicare una priorità, aggiungere attività secondarie, aggiungere note o immagini, aggiungere tag e molto altro. Tutto gratis. Senza pagare altri servizi.

Creare un Kanban Board con l’App Promemoria

Ecco una guida passo passo su come creare un kanban board utilizzando l’app Promemoria:

  1. Aprite l’app Promemoria e cliccate su “Aggiungi elenco”
    in basso a sinistra
  2. Assegnate un nome alla lista e, opzionalmente, impostate l’icona e un colore
  3. Lasciate il tipo di lista impostato su “Standard” e cliccate su “OK”
  4. Nella lista vuota selezionate i tre pallini in alto a destra e “Visualizza come colonne”
  5. Ora di nuovo sui tre pallini in alto a destra e Gestisci colonne > Nuova colonna. Date un nome a quella colonna come “Da fare”. Ripetete per tutte le altre colonne come “In Progress” e “Fatto”.
  6. Sotto ogni colonna vedrete un task vuoto in grigio. Scrivetene uno e aggiungetene quanti volete.

Quando scrivete in ogni task vedrete apparire una “i” che se premuta vi darà accesso a tutte le opzioni su ogni task. Ce ne sono abbastanza per ogni esigenza.

Vi consiglio di salvare il modello come template. Premendo sui tre pallini in alto a destra potrete selezionare “Salva come modello”. Quindi la prossima volta che aprite un nuovo elenco potrete selezionare quel modello tra i template disponibili.

L’elenco di opzioni per ogni task
L’elenco di opzioni per ogni task

Gestire il Lavoro con il tuo Kanban Board

Una volta creata laK board, è possibile iniziare a gestire le varie attività. È possibile aggiungerle e trascinarle tra le diverse sezioni o colonne. Questo permette di visualizzare l’avanzamento del progetto in tempo reale.

Un vantaggio significativo di questa modalità di gestione del lavoro rispetto ad altre è la possibilità di visualizzare il flusso di lavoro in modo più organizzato e di facile comprensione.

A colpo d’occhio è possibile vedere immediatamente quali attività sono in corso, quali sono state completate e quali devono ancora essere iniziate.

Quando usare Kanban?

Quando dovreste voi adottare la metodologia Kanban nella vostra attività professionale? Immaginatevi come capitani di una potente nave, che solca gli oceani del vostro carico di lavoro quotidiano. Quando le onde dell’incertezza minacciano di farvi naufragare nel mare delle scadenze imminenti, allora è proprio il momento di abbracciare Kanban.

Come una bussola affidabile, la Kanban board vi fornirà una visione chiara e strutturata delle vostre attività, consentendovi di pianificare e tracciare ogni singolo compito con precisione millimetrica. Con le sue colonne ordinate e le schede colorate che fluttuano come bandiere nel vento, Kanban vi accompagnerà nella navigazione verso il porto del successo professionale.

In conclusione

In un mondo sempre più connesso e digitale, la necessità di strumenti che ci aiutino a gestire il nostro tempo e le nostre attività è diventata imprescindibile. L’App Promemoria di iOS 17 e iPadOS 17 offre una soluzione nativa e gratuita per implementare una Kanban Board direttamente sul vostro dispositivo Apple.

Non solo elimina la necessità di servizi a pagamento, ma offre anche una serie di funzionalità avanzate come la personalizzazione, la condivisione e la possibilità di salvare la configurazione come template.

Se pensate che la gestione delle attività sia un gioco da ragazzi, provate a farlo con l’App Promemoria. E il bello è che è tutto integrato nell’ecosistema Apple, rendendo la condivisione e la collaborazione estremamente semplici e intuitive.

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