OKR in Apple

Durante l’evento di apertura dell’ultima WWDC 2022, i miei occhi sono caduti su un dettaglio. A un certo punto della presentazione appariva una slide dove Apple mostrava l’uso degli OKR in azienda. Ma cosa sono e come si vengono utilizzati gli OKR in Apple?

Per capirlo dobbiamo comprendere cosa sono.

Da dove provengono gli OKR?

Gli OKR, o Objectives and key results, fanno parte di un framework di organizzazione e gestione dei progetti nati negli anni ’70. Fu Andrew Grove di Intel a crearli prima di diventare CEO dell’azienda. All’epoca si chiamavano iMBOs (Intel Management by Objectives).

Io li trovo fantastici, perché consentono di calare la mission aziendale in qualsiasi angolo dell’organizzazione, consentendo di avere obiettivi chiari e soprattutto misurabili. Se ben applicati consentono a tutti i membri dell’organizzazione di sapere a costa stanno lavorando e perché.

Steve Jobs pare li usasse dalla sua avventura in NeXT negli anni ’80, poi li portò in Apple negli anni ’90 quando tornò alla guida della società. A oggi gli OKR sono usati in tantissime aziende, tra cui per esempio Google.

Cosa sono gli OKR?

Come il nome suggerisce, Objectives and key results, gli OKR fanno riferimento agli obiettivi da realizzare e i risultati chiave da ottenere. Si parte da un obiettivo molto grande, relativo a quel trimestre o quell’anno, e poi si spacchetta questo obiettivo in tanti OKR sottostanti.

Prima di farvi un esempio ci sono un paio di concetti che bisogna chiarire. Il primo è la differenza tra Output e Outcome e il secondo è tra Moonshot e Roofshot.

Quando si lavora a qualcosa ci aspettiamo di raggiungere ovviamente un risultato. Il frutto del nostro lavoro in quel momento è chiamato output, mentre il beneficio che ci aspettiamo da quell’output è chiamato outcome. Per esempio se produco un panino, il panino in se è un output, mentre sfamarmi è un outcome.

Per quanto riguarda gli obiettivi di OKR bisogna sempre puntare il più in alto possibile, appunto il moonshot quindi mirare alla Luna. Che si differenzia dagli obiettivi facilmente raggiungibili (mirare al soffitto o roofshot). Non importa se l’obiettivo all’inizio sembrerà irraggiungibile, va bene anche raggiungerlo parzialmente. Sarà sicuramente più in alto rispetto alla situazione in cui avremmo ambito scegliendo obiettivi facili.

Un esempio di OKR

Ora che la parte teorica è smarcata, vediamo un esempio che può aiutarci a capire meglio cosa sono gli OKR.

Mettiamo che siamo Steve Jobs e Steve Wozniak alla fondazione di Apple e vogliamo costruire l’Apple I organizzandoci con gli OKR. La nostra prima card OKR sarà più o meno così:

Obiettivo Key Results
Costruire un computer tutto nuovo da zero Creare uno schema del computer con documentazione
Assemblare 200 computer
Fabbricare 200 case in legno con il logo Apple

Come vedete il nostro obiettivo è moonshot: costruire un computer completamente da zero. Questi deve essere un obiettivo chiaro, fattibile e preciso. Non possiamo usare come obiettivo: “rendere il mondo un posto migliore”. Questi sarebbe un obiettivo non chiaro e molto probabilmente anche non raggiungibile.

I nostri Key Results devono essere sempre coerenti con l’obiettivo, con confini chiari e misurabili altrimenti non possiamo sapere in che percentuale li abbiamo completati. Di solito se ne scrivono 2 o 3 per ogni obiettivo. Nel nostro caso dobbiamo realizzare uno schema per un computer con documentazione, assemblare 200 computer e inserirli in 200 case in legno.

Ora consegno questi 3 OKR ai team preposti che provvederanno a spacchettare i loro Key Results in ulteriori OKR. Quindi il nostro OKR diventa:

Obiettivo Key Results
Creare uno schema del computer con documentazione Disegnare 1 schema di un computer
Creare 1 manuale di assemblaggio
Scrivere 1 guida di documentazione
Obiettivo Key Results
Assemblare 200 computer Comprare 200 kit di componenti con l’hardware necessario
Comprare 2 kit di strumenti per assemblaggio
Saldare 200 computer seguendo il manuale
Obiettivo Key Results
Fabbricare 200 case in legno con il logo Apple Comprare 200 tavole di legno di ciliegio
Comprare 2 kit di ritaglio del legno
Tagliare le 200 tavole nella forma di un case incidendo il logo Apple

E così via. Ogni Key Results si trasformerà in ulteriori OKR entrando a mano a mano nel dettaglio, con una forma ad albero con in cima il nostro moonshot e sotto i vari OKR generati.

Al termine avremo la nostra alberatura OKR e tutti i team sapranno esattamente cosa devono fare per raggiungere gli obiettivi e consentire ai vari team di raggiungere i propri. In questo caso la produzione dei 200 Apple 1.

I vantaggi degli OKR

Gli OKR sono molto utili in qualsiasi tipo di impresa, anche quelle molto grandi e strutturate. Condividendo con i team impattati i propri OKR consente a questi ultimi di crearne di propri per poi fornire il risultato richiesto.

Una cosa interessante è che gli OKR, oltre a diffondere gli obiettivi generali, offre un elevato livello di autonomia ai team, che possono scegliere come gestire il proprio flusso di lavoro e quali OKR creare per consegnare gli obiettivi assegnati dagli OKR sovrastanti.

Periodicamente, ogni due settimane o più, i team possono riunirsi per comprendere l’avanzamento dei lavori e aiutare i team coinvolti qual è la percentuale di completamento degli obiettivi usando i key results, evidenziando possibili rallentamenti o dipendenze.

Per funzionare, però, c’è bisogno che tutta l’organizzazione li utilizzi, soprattutto nelle prime linee dove partono i requisiti e gli obiettivi aziendali.

Se volete approfondire l’argomento vi segnalo il libro Rivoluzione OKR di John Doerr.

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